Việc hàng bán bị trả lại trong kỳ yêu cầu kế toán viên phải hạch toán rõ ràng bởi chính doanh nghiệp sẽ bị một khoản làm giảm trừ doanh thu và ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu thuần cũng như xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Vậy, hạch toán hàng bán bị trả lại sẽ được thực hiện như thế nào?
Trong bài viết này Chứng Chỉ Kế Toán sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán hàng bán bị trả lại một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
»»» Review Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online Ở Đâu Tốt Hiệu Quả
1. Hàng Bán Bị Trả Lại Là Gì?
Khái niệm hàng bán bị trả lại là các sản phẩm đã xác định được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do nguyên nhân như vi phạm chất lượng, chủng loại, vi phạm hợp đồng, cam kết kinh tế,… dẫn đến bị từ chối thanh toán.
Đối với bên bán hàng (Bên bị trả lại hàng):
+) Hàng bán bị trả lại sẽ làm giảm doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ, ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu thuần thực tế và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
+) Bên cạnh đó, còn có các khoản làm giảm trừ doanh thu đi kèm với hàng bán bị trả lại như: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán tặng kèm,…
+) Sau khi nhận được Hóa đơn hoặc Biên bản ký kết từ bên mua hàng gửi lại, kế toán hạch toán hàng bán bị trả lại theo quy định. Tuy nhiên, để tiêu thụ hàng bán bị trả lại trong trường hợp người mua hàng chấp nhận, người bán hàng có thể giảm giá bán hàng hóa.
Đối với bên mua hàng (Bên trả lại hàng)
Đối với bên mua hàng (Bên trả lại hàng) sẽ có hai trường hợp xảy ra:
+) Nếu công ty, doanh nghiệp là bên mua có hóa đơn.
+) Nếu cá nhân là bên mua không có hóa đơn.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách hạch toán của hai trường hợp này dưới đây.
2. Cách Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại Đối Với Người Mua Là Công Ty, Tổ Chức
Ngày 23/11/2015, Tổng Cục Thuế đã ban hành Công văn 4943/TCT-KK hướng dẫn về việc khai thuế và khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:
“Căn cứ hóa đơn trả lại hoặc hóa đơn điều chỉnh thì tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc phát sinh hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra.
+ Bên mua điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào.”
2.1 Hạch toán hàng bán bị trả lại với bên bán (bên bị trả lại hàng)
Khi xuất hóa đơn bán hàng cho bên mua hàng:
+) Ghi nhận doanh thu của bên bán:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511
Có TK 3331 – Thuế GTGT (Nếu có)
+) Ghi nhận giá vốn hàng bán của bên bán:
Nợ TK 632
Có TK 156, 152, 153,…
Sau khi nhận được Hóa đơn hàng bán bị trả lại từ người mua, kế toán thực hiện hạch toán theo các bước sau đây.
*Đối với Thông tư 200:
Khi nhập kho: Hạch toán tài khoản giảm giá vốn hàng bán bị trả lại
Nợ TK 156, 152, 153,…
Có TK 632
Ghi nhận giảm doanh thu:
Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (Ghi số tiền chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 – Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại (Giống với ban đầu)
Có TK 111, 112, 131,… (Giống với tổng số tiền ghi trên hóa đơn)
Nếu có các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình trả lại hàng như chi phí bán hàng thì hạch toán:
Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 131,…
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511) hoặc tài khoản doanh thu nội bộ của doanh nghiệp.
Nợ TK 511
Có TK 5212 – Hàng bán bị trả lại
*Đối với Thông tư 133 với hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 511
Nợ TK 3331- Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại
Có TK 111, 112, 131,…- Giống với tổng số tiền ghi trên hóa đơn
Nếu có các chi phí phát sinh trong quá trình trả hàng như chi phí bán hàng thì ta định khoản như sau:
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
Có TK 131, 111, 112,…
Lưu ý: Thông tư 133 sẽ không dùng các tài khoản giảm trừ doanh thu giống như Thông tư 200
2.2 Hạch toán hàng bán bị trả lại với bên mua (bên trả lại hàng)
Khi mua hàng hoá, dịch vụ kế toán viên bên mua sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 156, 153, 152, 211…
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331,..
Sau khi đem Hóa đơn hàng bán bị trả lại và đầy đủ số lượng hàng mua cho người bán, kế toán tiến hành ghi nhận giảm giá trị hàng hoá bằng cách hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112, 331 – (Giống với tổng số tiền trong hóa đơn mua hàng)
Có TK 152, 153, 156,… – Hàng hóa trả lại (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)
(Cả Thông tư 200 và Thông tư 133 đều áp dụng hạch toán giống như trên)
3. Cách Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại Đối Với Người Mua Là Cá Nhân
Về việc hàng bán bị trả lại do các vi phạm của nhà sản xuất hay vi phạm của bên bán hàng (hàng hỏng, sai chủng loại, kém chất lượng …) đối với người mua là cá nhân không có hóa đơn, tại Điểm 2.8 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn như sau:
” … Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
Theo hướng dẫn trên thì hàng bán bị trả lại là người mua là cá nhân (không có hóa đơn để xuất trả lại hàng cho bên bán như trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức) thì hai bên sẽ phải thống nhất lập Biên bản ký kết với bên bán hàng về giá trị hàng bán bị trả lại đúng với hóa đơn ban đầu nhận từ bên bán hàng. Đồng thời bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.
+ Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại toàn bộ:
Khi hàng bán bị trả lại, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.
+ Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại một phần:
Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn như trên và nhận số hàng bán bị trả lại, bên bán lập hóa đơn mới cho hàng hóa thực tế bên mua chấp nhận theo quy định.
Trên đây là hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo 2 Thông tư 200 và Thông tư 133 cho các bạn đang quan tâm về vấn đề này. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn nắm rõ và thành thạo các bước hạch toán về hàng hóa đem trả lại. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: